ชวนรู้จักกับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คืออะไร ใช้งานอย่างไร

ในยุคดิจิทัลที่ทุกธุรกิจต้องการความรวดเร็วและแม่นยำในการบริหารจัดการข้อมูล โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีจึงกลายเป็นเครื่องมือที่ไม่อาจขาดได้ โปรแกรมเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยจัดการงานด้านบัญชีที่มีความซับซ้อนให้กลายเป็นเรื่องง่ายและสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักกับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คืออะไร ทำงานอย่างไร และเหตุผลที่ทำไมธุรกิจทุกขนาดควรนำโปรแกรมนี้มาใช้ในการบริหารจัดการงานบัญชี

โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คืออะไร

โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือ โปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยในงานบัญชีโดยเฉพาะ ซึ่งสามารถใช้ในการจัดเก็บข้อมูลการเงิน การบันทึกข้อมูลการทำธุรกรรมทางบัญชี เช่น การบันทึกสมุดรายวัน การบันทึกบัญชีแยกประเภท และการจัดทำรายงานการเงินต่าง ๆ โปรแกรมเหล่านี้สามารถช่วยให้การทำงานบัญชีมีความแม่นยำและรวดเร็วขึ้น ช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการทำงานด้วยมือ และสามารถสร้างรายงานที่จำเป็นได้ในเวลาอันรวดเร็ว ทั้งยังสามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ เพื่อให้การทำงานมีความสะดวกยิ่งขึ้น

องค์ประกอบของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี

• เทคโนโลยีการประมวลผล : โปรแกรมบัญชีจะใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยในการประมวลผลข้อมูลเพื่อความรวดเร็วและแม่นยำ
• ระบบการป้อนข้อมูล : มีระบบให้ผู้ใช้งานสามารถป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมต่าง ๆ เช่น รายการขาย รายการซื้อ และรายจ่าย
• การผ่านบัญชี (Posting) : เมื่อข้อมูลถูกป้อนแล้ว โปรแกรมจะทำการประมวลผลและบันทึกข้อมูลลงในบัญชีแยกประเภทโดยอัตโนมัติ
• การจัดทำรายงาน : สามารถสร้างรายงานที่จำเป็นในการบริหาร เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล และรายงานภาษี
• การจัดการกับข้อมูลภายนอก : โปรแกรมสามารถเชื่อมโยงกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น ธนาคาร หรือระบบการจัดการคลังสินค้า

สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี 

การเลือกใช้โปรแกรมบัญชีไม่ใช่เรื่องง่าย เนื่องจากมีหลายปัจจัยที่ต้องคำนึงถึง เพื่อให้โปรแกรมที่เลือกใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ควรพิจารณาถึงสิ่งต่าง ๆ 

ใช้งานได้ง่าย

โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือ โปรแกรมที่มีความสะดวกในการใช้งานเป็นปัจจัยสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามเมื่อเลือกใช้โปรแกรมบัญชี หากเลือกโปรแกรมที่ใช้งานยากหรือมีขั้นตอนที่ซับซ้อนจะทำให้ผู้ใช้ต้องเสียเวลาในการเรียนรู้การใช้งาน โปรแกรมบัญชีที่ดีควรมีอินเทอร์เฟซที่เข้าใจง่าย และสามารถใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมที่ยาวนาน แม้แต่ผู้ที่ไม่มีพื้นฐานทางด้านบัญชีก็สามารถเริ่มใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

โปรแกรมที่ดีควรมีฟังก์ชันที่สามารถใช้งานได้ง่าย เช่น การกรอกข้อมูลที่สะดวก ระบบช่วยเหลือในการป้อนข้อมูลอัตโนมัติ และการแจ้งเตือนเมื่อมีข้อผิดพลาดในการกรอกข้อมูล ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงานและเพิ่มความสะดวกในการใช้งานได้มากขึ้น

มีการจัดการแบบผสมผสาน

การเลือกโปรแกรมบัญชีที่มีฟังก์ชันการทำงานแบบผสมผสานถือเป็นข้อได้เปรียบสำหรับธุรกิจที่ต้องการใช้โปรแกรมเดียวในการจัดการหลายด้านภายในองค์กร เช่น การจัดการบัญชี การจัดการสินค้าคงคลัง การจัดการลูกหนี้และเจ้าหนี้ รวมถึงการจัดการทรัพยากรบุคคล โปรแกรมที่ดีจะต้องสามารถเชื่อมโยงการทำงานต่าง ๆ เหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การมีฟังก์ชันที่สามารถทำงานร่วมกันระหว่างแผนกต่าง ๆ จะช่วยให้ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน และช่วยให้ข้อมูลต่าง ๆ เชื่อมโยงกันได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ ทำให้การตัดสินใจของผู้บริหารเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ราคาเหมาะสม

ราคาของโปรแกรมบัญชีเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ โปรแกรมที่มีราคาสูงอาจไม่จำเป็นต้องเหมาะสมกับธุรกิจทุกขนาด โดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น ควรเลือกโปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับงบประมาณของธุรกิจ และสามารถรองรับฟังก์ชันที่จำเป็นได้ในราคาที่สมเหตุสมผล

มีการอบรมการใช้งาน

แม้ว่าโปรแกรมบัญชีจะมีความสามารถและฟังก์ชันที่หลากหลาย แต่หากไม่สามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่ ก็อาจไม่เกิดประโยชน์สูงสุด การมีการอบรมการใช้งานหรือการสนับสนุนจากผู้ให้บริการโปรแกรมจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้พนักงานในองค์กรสามารถเรียนรู้และใช้งานโปรแกรมได้อย่างถูกต้อง

ข้อดีของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี

โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือมีข้อดีมากมายที่ทำให้การทำงานด้านบัญชีของธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างมีระบบ และสามารถจัดการกับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ในธุรกิจได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ลดข้อผิดพลาดในการทำบัญชี

หนึ่งในข้อดีที่สำคัญที่สุดของโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปคือการช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำบัญชี เนื่องจากโปรแกรมสามารถคำนวณและบันทึกข้อมูลทางการเงินอย่างอัตโนมัติ ซึ่งลดความเสี่ยงจากการกรอกข้อมูลผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการทำงานด้วยมือ อีกทั้งยังช่วยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทุกครั้งที่มีการบันทึกข้อมูลลงในระบบ การลดข้อผิดพลาดในการทำบัญชีเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้การบริหารจัดการทางการเงินของธุรกิจมีความแม่นยำมากขึ้น และช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดที่อาจนำไปสู่การเสียภาษีผิดพลาด หรือการจัดทำรายงานการเงินที่ไม่ถูกต้อง

ช่วยให้จัดทำภาษีได้ง่ายขึ้น

การจัดการภาษีเป็นหนึ่งในงานที่ท้าทายที่สุดในการทำงานบัญชี และโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปสามารถช่วยให้การจัดทำภาษีเป็นเรื่องง่ายขึ้น ด้วยฟังก์ชันที่สามารถคำนวณภาษีได้อัตโนมัติ และการเชื่อมโยงข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับภาษี เช่น การจัดทำใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษี ซึ่งจะช่วยให้การจัดทำภาษีถูกต้องและแม่นยำ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ประกอบการไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎหมายภาษีที่มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง

ทำงานได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว

โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือตัวช่วยให้การทำงานด้านบัญชีสะดวกและรวดเร็วขึ้น เนื่องจากการป้อนข้อมูลและการคำนวณต่าง ๆ จะถูกดำเนินการโดยอัตโนมัติ ลดขั้นตอนที่ซับซ้อนและประหยัดเวลาในการทำงาน เมื่อข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บในระบบดิจิทัล จึงสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาในเอกสารหรืองานที่ทำด้วยมือ

ช่วยเก็บข้อมูล วิเคราะห์วางแผนธุรกิจ

การใช้โปรแกรมบัญชีช่วยให้การเก็บข้อมูลทางการเงินของธุรกิจเป็นระเบียบและสามารถเข้าถึงได้ง่าย ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในระบบดิจิทัล ซึ่งสามารถใช้ในการวิเคราะห์การเงินได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว ที่สำคัญโปรแกรมบัญชีสามารถสรุปข้อมูลสำคัญในรูปแบบรายงานทางการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล หรือรายงานได้ด้วย

โปรแกรมบัญชี ERP ต่างจากโปรแกรมบัญชีปกติอย่างไร

โปรแกรมบัญชี ERP (Enterprise Resource Planning) และโปรแกรมบัญชีปกติแตกต่างกันในหลายด้าน โดยโปรแกรม ERP สามารถเชื่อมโยงกับฟังก์ชันต่าง ๆ ในองค์กร เช่น การบริหารทรัพยากรบุคคล การจัดการสินค้าคงคลัง การจัดการการผลิต ฯลฯ ซึ่งทำให้สามารถใช้ระบบเดียวในการจัดการหลาย ๆ ฟังก์ชันในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขณะที่โปรแกรมบัญชีปกติจะเน้นเฉพาะการจัดการข้อมูลทางการเงินและบัญชีเพียงอย่างเดียว

แนะนำโปรแกรมบัญชี ERP พร้อมฟีเจอร์เด่น 

หากคุณกำลังมองหาโปรแกรมบัญชีที่มีฟีเจอร์ครบครันและรองรับการบริหารงานหลาย ๆ ด้านในองค์กร โปรแกรมบัญชี ERP (Enterprise Resource Planning) อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม ด้วยฟีเจอร์เด่นที่รองรับการเชื่อมโยงกับการบริหารทรัพยากรต่าง ๆ ภายในองค์กร เช่น การจัดการคลังสินค้า การบัญชี การบริหารทรัพยากรบุคคล และการจัดการการผลิต ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของทุกแผนกในองค์กร

สำหรับใครที่กำลังมองหาระบบที่เข้ามาช่วยจัดการด้านบัญชี Motion ERP คือระบบ ERP Software ที่ถูกออกแบบมาเพื่อยกระดับการจัดการธุรกิจของคุณอย่างลงตัว รองรับบัญชีภาษีไทย และการออกรายงานงบการเงินที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้การทำบัญชีมีระเบียบมากขึ้น หากสนใจสามารถติดต่อได้ผ่านอีเมล sales@dynamics-motion.com หรือติดต่อสอบถามเพิ่มเติมโทร 02-028-7495