โปรแกรมบัญชี ERP คืออะไร? ตัวช่วยเปลี่ยนงานบัญชีให้ง่ายและรวดเร็วกว่าเดิม
ในปัจจุบันนอกจากการแข่งขันทางการตลาดที่มีความดุเดือดแล้ว แต่ละธุรกิจยังต้องเผชิญกับความท้าทายในการจัดการข้อมูลจำนวนมหาศาล การทำบัญชีแบบดั้งเดิมอาจไม่เพียงพอต่อความต้องการขององค์กรอีกต่อไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อนของข้อมูลและเอกสารทางการเงินจำนวนมาก โปรแกรมบัญชี ERP จึงเป็นโซลูชันที่ตอบโจทย์การบริหารจัดการทางการเงินและบัญชีในยุคปัจจุบันมากกว่า
ระบบ ERP คืออะไร
ประโยชน์ในการใช้โปรแกรม EPR คืออะไร
ระบบ ERP คือตัวช่วยในการวางรากฐานการบริหารจัดการที่เชื่อมโยงทุกแผนกเข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบ โดยมีประโยชน์หลักที่ช่วยยกระดับธุรกิจ ดังนี้
- เชื่อมโยงงานขายและการผลิต : บริหารจัดการได้ตั้งแต่การเสนอราคาไปจนถึงการออกใบกำกับภาษี โดยข้อมูลจะส่งต่อประสานงานกับฝ่ายผลิตเพื่อวางแผนงานได้ทันที
- ควบคุมคุณภาพงานจัดซื้อ : ช่วยคัดกรองประสิทธิภาพของ Supplier ตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าที่รับเข้า และติดตามสถานะค้างส่งได้อย่างแม่นยำ
- คำนวณต้นทุนการผลิตแบบ Real-time : ออกแบบสูตรการผลิต (BOM) ได้หลากหลาย พร้อมวิเคราะห์ต้นทุนวัตถุดิบและค่าแรงได้ทันทีขณะดำเนินการ
- บริหารคลังสินค้าอย่างแม่นยำ : ตรวจสอบได้ทั้งปริมาณและมูลค่าสินค้าตามหลัก FIFO พร้อมระบบตัดสต๊อกอัตโนมัติเมื่อมีการขายหรือรับเข้า
- จัดการด้านการเงินได้อย่างราบรื่น : ลดความซ้ำซ้อนในขั้นตอนการเบิกจ่ายและรับชำระ โดยมีระบบช่วยประมวลผลข้อมูลทางการเงินให้สอดคล้องกันทั้งองค์กร
- ลงบัญชีอัตโนมัติลดความผิดพลาด : ข้อมูลต่าง ๆ ของแต่ละฝ่ายจะถูกบันทึกเข้าบัญชีแยกประเภทโดยตรง สามารถปิดงบและออกงบกำไรขาดทุนได้รวดเร็ว
- บริหารทรัพยากรบุคคลครบวงจร : ตั้งแต่บันทึกเวลาเข้า-ออกไปจนถึงการคำนวณเงินเดือน ภาษี และประกันสังคม ช่วยลดภาระงานรูทีนของฝ่ายบุคคล
- ควบคุมงบประมาณโครงการ : สำหรับธุรกิจก่อสร้างหรือบริการ สามารถคุมงบไม่ให้บานปลายผ่านการทำ BOQ และวิเคราะห์ Cost Break-down อย่างละเอียด
- เชื่อมต่อร้านค้าออนไลน์ : ดึงข้อมูลยอดขายจากแพลตฟอร์มอย่าง Shopee Lazada หรือเว็บไซต์ eCommerce เข้าสู่ระบบบัญชีได้โดยตรงแบบอัตโนมัติ
- เพิ่มประสิทธิภาพการขายหน้าร้าน (POS) : จัดการการขายเก็บประวัติลูกค้า และสรุปยอดขายประจำวันได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้การทำงานหน้าบ้านและหลังบ้านไร้รอยต่อ
โปรแกรมบัญชี ERP คืออะไร
โปรแกรมบัญชี ERP เป็นระบบซอฟต์แวร์ที่รวมเอาความสามารถของระบบ ERP และระบบบัญชีเข้าด้วยกัน โดยเน้นการจัดการข้อมูลทางการเงินและบัญชีแบบครบวงจร ตั้งแต่การบันทึกรายการทางบัญชี การออกเอกสารทางการเงิน การจัดทำรายงานทางการเงิน ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจ
เปรียบเทียบชัด ๆ โปรแกรมบัญชีทั่วไป vs โปรแกรมบัญชี ERP ต่างกันอย่างไร
โปรแกรมบัญชี ERP มีความแตกต่างจากโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปทั่วไปในหลายด้าน ทำให้เหมาะสมกับองค์กรที่ต้องการระบบบัญชีที่มีประสิทธิภาพสูงและสามารถเชื่อมโยงกับระบบงานอื่น ๆ ได้ เพื่อการทำงานที่สร้างความโปร่งใสให้กับองค์กร และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ขอบเขตการทำงาน
โปรแกรมบัญชี ERP มีขอบเขตการทำงานที่กว้างกว่าโปรแกรมบัญชีทั่วไปมาก นอกจากการจัดการงานบัญชีพื้นฐานแล้ว ยังครอบคลุมไปถึงการวางแผนทรัพยากรภายในองค์กร การจัดการอำนวยความสะดวกต่าง ๆ การบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า และการวิเคราะห์ข้อมูลตัวเลขทางธุรกิจแบบองค์รวม
ฟังก์ชันการใช้งาน
โปรแกรมบัญชี ERP มีฟังก์ชันการใช้งานที่หลากหลายและซับซ้อนกว่า สามารถจัดการงานบัญชีได้มากกว่า เช่น การวิเคราะห์ต้นทุนแบบละเอียด การจัดการงบประมาณแบบเรียลไทม์ การคำนวณภาษีอัตโนมัติ และการสร้างรายงานทางการเงินที่ซ้ำซ้อน
การประยุกต์ใช้งาน
โปรแกรมบัญชี ERP สามารถประยุกต์ใช้งาน ปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของแต่ละองค์กรได้มากกว่า พร้อมทั้งรองรับการทำงานในหลายสกุลเงิน หลายสาขา และสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ทุก ๆ ฝ่ายสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างลงตัว
การรายงานผล
การรายงานผลของโปรแกรมบัญชี ERP มีความละเอียดและแม่นยำสูงกว่า สามารถสร้างรายงานได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งรายงานมาตรฐานและรายงานที่กำหนดเอง พร้อมทั้งวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ ช่วยให้องค์กรสามารถนำข้อมูลมาใช้ได้ตลอดเวลา
การทำงานร่วมกับส่วนอื่น ๆ
จุดเด่นที่สำคัญของโปรแกรมบัญชี ERP คือความสามารถในการทำงานร่วมกับระบบอื่น ๆ หรือแผนกอื่น ขององค์กรได้ง่าย ช่วยให้ข้อมูลจากทุกแผนกสามารถเชื่อมโยงและอัปเดตแบบอัตโนมัติ ทำให้ทุก ๆ คนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น ช่วยลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนหรือตัวเลขคลาดเคลื่อน
หลักการทำงานของโปรแกรมบัญชี ERP
โปรแกรมบัญชี ERP ทำงานด้วยระบบฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ ที่เชื่อมโยงข้อมูลจากทุกส่วนขององค์กรเข้าด้วยกัน เมื่อมีการบันทึกข้อมูลในส่วนใดส่วนหนึ่ง ระบบจะอัปเดตข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยอัตโนมัติ เช่น เมื่อมีการบันทึกการขาย ระบบจะปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือ บันทึกรายได้ และสร้างเอกสารทางบัญชีที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
สัญญาณเตือน! เมื่อไหร่ที่ธุรกิจของคุณควรเลิกใช้ โปรแกรมบัญชี ธรรมดาแล้วขยับไปใช้ ERP
เมื่อธุรกิจเริ่มขยายตัวจนข้อมูลในแต่ละแผนกไม่ตรงกัน หรือต้องใช้เวลาหลายวันเพื่อสรุปสต๊อกและงบการเงินจากไฟล์ Excel หลายฉบับ ปัญหาเหล่านี้เป็นสัญญาณเตือนว่าโปรแกรมบัญชีแบบเดิมอาจไม่ตอบโจทย์การทำงาน การปรับมาไปใช้ระบบ ERP คือตัวช่วยแก้ปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาดจากคน (Human Error) และทำให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมธุรกิจแบบเรียลไทม์ ช่วยให้ตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว เพราะมีข้อมูลในมือที่สามารถใช้ประกอบการตัดสินใจได้ทุกเวลา ช่วยนำพาองค์กรก้าวข้ามขีดจำกัดเดิมและเติบโตอย่างยั่งยืน
ข้อดีของโปรแกรมบัญชี ERP
การใช้โปรแกรมบัญชี ERP ไม่เพียงแต่ช่วยให้การทำบัญชีง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยในเรื่องการจัดการองค์กร ช่วยให้องค์กรได้ประโยชน์จากการใช้งานมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการลดความผิดพลาดในการทำงาน การประหยัดเวลาและทรัพยากร การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และการได้มาซึ่งข้อมูลที่โปร่งใส ตรวจสอบได้ และแม่นยำเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจ สำหรับองค์กรได้ที่ต้องการปรับมาใช้โปรแกรม ERP บัญชี สามารถใช้บริการระบบ Motion ERP จากทีม Business Consulting Dynamics Motion Odoo Top 5 Partners in Asia เราพร้อมให้คำปรึกษา Business Consult ที่สำคัญโปรแกรมของเรามีระบบที่รองรับการใช้งานภาษาไทย ช่วยให้เข้าใจง่ายขึ้น
FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรแกรมบัญชี ERP
ระบบ ERP คืออะไร และเกี่ยวข้องกันอย่างไรกับโปรแกรมบัญชี?
ระบบ ERP คือระบบที่รวบรวมทุกแผนกในองค์กรเข้าด้วยกัน โดยมีโปรแกรมบัญชีที่คอยดึงข้อมูลจากฝ่ายขาย คลังสินค้า และการผลิต มาบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ ช่วยให้เห็นภาพรวมทางการเงินขององค์กรได้ชัดเจน
โปรแกรมบัญชี ERP เหมาะกับธุรกิจขนาดไหน?
โปรแกรมบัญชี ERP เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาดที่เริ่มมีกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน หรือมีการขยายสาขาและคลังสินค้า โดยเฉพาะธุรกิจ SME ที่ต้องการเปลี่ยนจากการจดบันทึกด้วยมือมาเป็นระบบดิจิทัล เพื่อลดความผิดพลาดในการประสานงานระหว่างแผนก
ค่าใช้จ่ายของ โปรแกรมบัญชี ERP แพงกว่าโปรแกรมบัญชีทั่วไปมากไหม?
แม้ว่าโปรแกรมบัญชี ERP จะมีการลงทุนเริ่มต้นอาจสูงกว่า แต่ในระยะยาวถือว่าคุ้มค่ามาก เพราะช่วยลดต้นทุนแฝงจากการทำงานที่ซ้ำซ้อนและข้อมูลที่คลาดเคลื่อน ปัจจุบันมีรูปแบบ Cloud ERP ที่จ่ายค่าบริการรายเดือน ทำให้ธุรกิจเข้าถึงเทคโนโลยีระดับสูงได้ในราคาที่จับต้องได้ง่ายขึ้น
ฟีเจอร์เด่นของ โปรแกรมบัญชี ERP ที่โปรแกรมธรรมดาทำไม่ได้ คืออะไร?
โปรแกรมบัญชี ERP มีจุดเด่นคือสามารถในการเชื่อมโยงข้อมูลแบบ Real-time ข้ามแผนก เช่น เมื่อฝ่ายขายเปิดออเดอร์ ระบบจะตัดสต๊อกในคลังและลงบัญชีค้างรับให้อัตโนมัติ รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก (Business Intelligence) เพื่อใช้วางแผนกลยุทธ์ซึ่งโปรแกรมบัญชีทั่วไปมักทำไม่ได้