การจัดการสต๊อกสินค้าคืออะไร นับอย่างไรให้เป๊ะ ไม่พลาด

การจัดการสต๊อกสินค้าเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารคลังสินค้าทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ เพราะการมีระบบจัดการองค์กรที่ดีจะช่วยให้การดำเนินงานในคลังสินค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงจากการขาดสต๊อกหรือการเก็บสต๊อกเกินความจำเป็น ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการบริหารต้นทุนและกระแสเงินสดในธุรกิจ การมีระบบจัดการสต๊อกสินค้าที่ดีไม่เพียงแต่ช่วยให้งานในคลังสินค้าเป็นระเบียบ แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและพัฒนาธุรกิจให้เติบโตได้อย่างยั่งยืน

การจัดการสต๊อกสินค้าคืออะไร

การจัดการสต๊อกสินค้า (Stock Management) คือ การบริหารจัดการและติดตามสินค้าคงคลังในธุรกิจอย่างมีระบบ เพื่อให้สินค้าที่มีในคลังเพียงพอต่อความต้องการของลูกค้าโดยไม่เกินหรือขาดเกินไป การจัดการสต๊อกสินค้าจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาสินค้าเกินความจำเป็น รวมทั้งป้องกันปัญหาสินค้าหมดอายุหรือสินค้าไม่เคลื่อนไหว การวางแผนและคำนวณให้สต๊อกมีความสมดุลตามความต้องการตลาดและความสามารถในการขาย จึงเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

การนับสต๊อกสินค้า มีกี่ประเภท

ความแม่นยำของข้อมูล คือหลักสำคัญในการบริหารคลังสินค้า การเลือกใช้วิธีการตรวจนับที่เหมาะสมกับขนาดธุรกิจและประเภทสินค้า จะช่วยลดความสูญเสียและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยทั่วไปมี 4 รูปแบบหลัก ดังนี้

การนับสต๊อกสินค้าแบบ Cycle Count

การนับสต๊อกสินค้าแบบ Cycle Count เป็นการตรวจนับสินค้าแบบหมุนเวียนตามรอบเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า แทนที่จะหยุดการทำงานทั้งคลังเพื่อเช็กสต๊อกใหญ่เพียงปีละครั้ง ธุรกิจจะใช้วิธีแบ่งสินค้าออกเป็นกลุ่มหรือโซน แล้วทยอยสแกนตรวจสอบเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์ ข้อดีคือช่วยให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานด้านอื่นควบคู่ไปได้ตามปกติ ลดภาระงานที่หนักเกินไป และช่วยให้ตรวจพบความผิดปกติของข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น ส่งผลให้ตัวเลขในระบบมีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

การนับสต๊อกสินค้าแบบ Check Move

การนับสต๊อกสินค้าแบบ Check Move เป็นการตรวจสอบที่มุ่งเน้นไปยังกลุ่มสินค้าที่มีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นสินค้าที่มีการเบิกจ่ายออก หรือสินค้าใหม่ที่รับเข้ามาในคลัง วิธีนี้ช่วยให้ผู้บริหารจัดการสามารถวิเคราะห์อัตราการหมุนเวียนของสินค้าได้อย่างแม่นยำ ทำให้ทราบว่าสินค้าชนิดใดขายดีหรือสินค้าชนิดใดตกค้างเป็นเวลานาน เพื่อนำข้อมูลไปวางแผนกลยุทธ์การขายหรือจัดโปรโมชันระบายสินค้าได้ รวมถึงยังช่วยปรับปรุงการจัดวางพื้นที่ในคลังให้เหมาะสมกับความถี่ในการหยิบใช้อีกด้วย

การนับสต๊อกสินค้าแบบ Spot Count

การนับสต๊อกสินค้าแบบ Spot Count เป็นการนับแบบสุ่มตรวจในทันทีที่ต้องการตรวจสอบความถูกต้อง มักใช้เมื่อพบข้อสงสัยว่าจำนวนสินค้าจริงไม่ตรงกับข้อมูลในฐานข้อมูล หรือใช้ตรวจสอบสินค้าที่มีราคาสูงเป็นพิเศษเพื่อป้องกันการสูญหาย การทำ Spot Count ไม่จำเป็นต้องรอให้ถึงรอบการนับปกติ แต่เป็นการเข้าตรวจเช็กตามความเหมาะสมหรือเมื่อเกิดเหตุการณ์ผิดปกติ ทำให้สามารถแก้ไขปัญหาความคลาดเคลื่อนได้อย่างตรงจุด และช่วยรักษาระดับความน่าเชื่อถือของข้อมูลสต๊อกในระยะยาว

การนับสต๊อกสินค้าแบบ Tag Count

เทคนิคการนับสินค้าโดยใช้บัตรกำกับหรือป้าย (Tag) ติดลงบนสินค้าแต่ละชิ้นหรือแต่ละกอง โดยพนักงานจะทำการเขียนจำนวนที่นับได้ลงในป้ายนั้น วิธีนี้มีการตรวจสอบซ้ำแบบ Double Check จากพนักงานหลายคนเพื่อยืนยันความถูกต้องก่อนจะดึงข้อมูลเข้าสู่ระบบส่วนกลาง เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีสินค้ามูลค่าต่อหน่วยสูงหรือสินค้าที่มีขนาดใหญ่แต่จำนวนรุ่นไม่หลากหลาย ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการสื่อสารที่คลาดเคลื่อน และสร้างความมั่นใจในความถูกต้องของจำนวนสินค้าที่มีอยู่จริงก่อนการปิดงบสต๊อก

ความสำคัญของการจัดสต๊อกสินค้า

การจัดสต๊อกสินค้ามีความสำคัญต่อธุรกิจในหลาย ๆ ด้าน ไม่เพียงแต่ช่วยให้มีสินค้าที่พร้อมขายตามความต้องการของลูกค้า แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงทางการเงินจากการเก็บสินค้าหรือวัตถุดิบเกินความจำเป็น การจัดการที่มีประสิทธิภาพจะช่วยเพิ่มกระแสเงินสดและลดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาสินค้า นอกจากนี้ยังสามารถป้องกันการเกิดสินค้าหมดอายุและสินค้าค้างสต๊อกที่ไม่เคลื่อนไหว ส่งผลให้ธุรกิจสามารถแข่งขันในตลาดได้ดียิ่งขึ้น

เทคนิคการนับสต๊อกสินค้า

• จัดหมวดหมู่สินค้าแบบ ABC แบ่งลำดับความสำคัญตามมูลค่าและปริมาณการขาย โดยสินค้ากลุ่ม A (ราคาสูง/ขายเร็ว) ควรได้รับการตรวจนับบ่อยที่สุด เพื่อป้องกันความเสียหายต่อกระแสเงินสด
• ทำความสะอาดและจัดเรียงพื้นที่ก่อนนับ การจัดวางสินค้าให้เป็นระเบียบ เห็นป้ายรหัสชัดเจน และไม่มีสินค้าวางปะปนกัน จะช่วยให้การนับรวดเร็วขึ้นและลดการตกหล่น
• ใช้เทคโนโลยีบาร์โค้ดช่วยบันทึก ลดการจดบันทึกด้วยมือ โดยใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดหรือ Handheld เพื่อส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบโดยตรง ลดความผิดพลาดจาก Human Error
• กำหนดตารางเวลาที่ชัดเจน สร้างวัฒนธรรมการตรวจนับอย่างสม่ำเสมอตามปฏิทินปฏิบัติงาน เพื่อให้พนักงานเตรียมตัวได้ทันและไม่กระทบต่อการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า

เหตุผลที่ควรมีการจัดการสต๊อกสินค้า

มีเหตุผลมากมายที่ธุรกิจควรให้ความสำคัญกับการจัดการสต๊อกสินค้า โดยเฉพาะเมื่อพูดถึงการเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนทางธุรกิจ การจัดการที่ดีไม่เพียงช่วยให้ธุรกิจราบรื่น แต่ยังสามารถเพิ่มกำไรและปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ป้องกันการเกิดสินค้าค้างสต๊อก

การจัดสต๊อกสินค้าที่ดีช่วยลดความเสี่ยงจากการเกิดสินค้าค้างสต๊อก (Dead Stock) ซึ่งเป็นสินค้าที่ไม่มีการเคลื่อนไหวหรือไม่สามารถขายได้ หากไม่มีการตรวจสอบและบริหารจัดการสินค้าค้างสต๊อกอย่างเหมาะสม จะทำให้ธุรกิจเสียโอกาสในการใช้พื้นที่และทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ตรวจเช็กสินค้าหมดอายุหรือเน่าเสียได้ง่าย

ธุรกิจที่ขายสินค้าที่มีวันหมดอายุ เช่น อาหาร เครื่องดื่ม หรือเครื่องสำอาง จำเป็นต้องมีการจัดการสต๊อกสินค้าอย่างรัดกุมเพื่อป้องกันการเน่าเสียและการหมดอายุของสินค้า การมีระบบติดตามและตรวจสอบสินค้าในคลังอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้คุณสามารถระบุสินค้าที่เสี่ยงต่อการหมดอายุได้ทันเวลา

ช่วยเพิ่มกำไรและกระแสเงินสดให้กับธุรกิจ

การจัดการสต๊อกสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้กระแสเงินสดในธุรกิจดีขึ้น การมีสินค้าพร้อมขายตามความต้องการลูกค้า ช่วยให้สามารถสร้างรายได้ได้ต่อเนื่อง โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการขาดแคลนสินค้า หรือการเก็บสินค้าค้างสต๊อกที่ไม่จำเป็น

ลดต้นทุนการจัดการคลังสินค้า

การเก็บสต๊อกสินค้าในคลังสินค้าหรือโกดัง มีค่าใช้จ่ายทั้งในด้านการเช่าพื้นที่ การจ้างพนักงาน และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ การจัดสต๊อกสินค้าอย่างมีระบบจะช่วยลดต้นทุนการจัดเก็บและเพิ่มความสามารถในการจัดการพื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้า

การจัดสต๊อกสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ช่วยลดต้นทุน แต่ยังสามารถช่วยเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้อย่างมาก เพราะลูกค้าจะได้รับสินค้าที่ต้องการในเวลาที่เหมาะสม และการบริการที่รวดเร็วเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อความประทับใจของลูกค้า

วิธีการจัดสต๊อกสินค้าให้มีประสิทธิภาพ 

การจัดสต๊อกสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องยาก หากมีการวางแผนและเลือกใช้เครื่องมือหรือระบบที่เหมาะสม ซึ่งสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดความผิดพลาดในกระบวนการต่าง ๆ ได้

วางแผนก่อนจัดสต๊อกสินค้า

การวางแผนล่วงหน้าคือก้าวแรกของการจัดการสต๊อกสินค้าที่ดี ธุรกิจควรกำหนดความต้องการสินค้าในแต่ละช่วงเวลา โดยพิจารณาจากการคาดการณ์ยอดขาย และฤดูกาล เพื่อหลีกเลี่ยงการสต๊อกสินค้าที่ไม่จำเป็น

ใช้ระบบจัดการสต๊อกสินค้า

การใช้ระบบจัดการสต๊อกสินค้าจะช่วยให้การติดตามและบริหารจัดการสินค้าในคลังเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบดังกล่าวจะช่วยตรวจสอบสถานะของสินค้าทุกชิ้นและทำให้การคำนวณสินค้าคงคลังเป็นไปได้อย่างแม่นยำ

สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์

ซัพพลายเออร์เป็นส่วนสำคัญในการจัดการสต๊อกสินค้า การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์จะช่วยให้สามารถจัดหาสินค้าได้ทันเวลาตามความต้องการ และลดปัญหาสินค้าขาดสต๊อก

ใช้รูปแบบการจัดเก็บและหยิบสินค้าแบบ FIFO

หลักการ FIFO (First-In, First-Out) หรือ สินค้าชิ้นแรกที่เข้ามา ควรถูกหยิบออกก่อน เป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการจัดการสต๊อกสินค้า โดยเฉพาะสินค้าที่มีวันหมดอายุ เช่น วัตถุดิบหรือผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ก่อนที่จะหมดอายุ การใช้ระบบ FIFO จะช่วยลดปัญหาสินค้าหมดอายุและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการคลังสินค้า

การคิดต้นทุนสินค้าแบบเข้าหลังออกก่อน LIFO

การคิดต้นทุนสินค้าแบบ LIFO (Last-In, First-Out) หรือ "เข้าหลังออกก่อน" คือการที่สินค้าที่รับเข้ามาล่าสุดจะถูกขายออกไปก่อน โดยการคำนวณต้นทุนจะใช้ราคาของสินค้าที่เข้ามาล่าสุดเป็นหลัก วิธีนี้มักเหมาะกับสินค้าที่มีอายุการใช้งานจำกัด เช่น สินค้าที่มีวันหมดอายุ หรือสารเคมี เนื่องจากจะสามารถจัดการคลังสินค้าได้ง่ายขึ้นและลดความเสี่ยงจากการเสื่อมสภาพของสินค้า ถึงแม้ว่าวิธีนี้จะต้องการการบันทึกข้อมูลอย่างละเอียด แต่ก็ยังคงได้รับความนิยม เนื่องจากช่วยลดภาระภาษีและเพิ่มกำไรให้กับธุรกิจ

การนับสต๊อกสินค้าต้องระวังเรื่องอะไร

สิ่งที่ควรระมัดระวังในการนับสต๊อกคือความคลาดเคลื่อนของเวลา ระหว่างการนับสินค้ากับการทำรายการขายจริง หากมีการตัดสต๊อกในขณะที่พนักงานกำลังนับจำนวน อาจทำให้ตัวเลขไม่ตรงกัน นอกจากนี้ต้องระวังเรื่องสินค้าชำรุด สินค้าเสื่อมสภาพ หรือสินค้าที่วางผิดตำแหน่ง ซึ่งอาจถูกนับรวมเข้าไปโดยไม่ได้แยกประเภท ทำให้ข้อมูลยอดขายพยากรณ์ผิดพลาด การตรวจสอบสภาพสินค้าควบคู่ไปกับการนับจำนวนจึงเป็นสิ่งที่ไม่ควรละเลยเพื่อให้ได้ข้อมูลคุณภาพ

ฟังก์ชันและจุดเด่นของระบบ Motion ERP และ Odoo ในการจัดการสต๊อกสินค้า 

Motion ERP หรือ Odoo เป็นระบบที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการสต๊อกสินค้าและคลังสินค้าให้ธุรกิจของคุณสามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกสบาย ระบบทั้งสองสามารถเชื่อมโยงข้อมูลจากทุกภาคส่วนของธุรกิจ รวมถึงการขาย การขนส่ง และการจัดซื้อ ทำให้การจัดการสต๊อกสินค้าเป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำ

การใช้บริการระบบ Motion ERP หรือ Odoo ทำให้คุณสามารถติดตามสถานะของสินค้าในคลังได้แบบเรียลไทม์ ช่วยลดข้อผิดพลาดในการคำนวณสต๊อก และช่วยให้การตัดสินใจทางธุรกิจมีความแม่นยำยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ระบบยังสามารถคำนวณความต้องการของสินค้าในอนาคตและช่วยในการคาดการณ์การสั่งซื้อสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากคุณต้องการคำปรึกษาในการในใช้ระบบ ERP software ปรับปรุงการจัดการสต๊อกสินค้า ทีมงานจาก Dynamics Motion ซึ่งเป็นทีม Business Consulting Dynamics Motion Odoo Top 5 Partners in Asia ที่มีประสบการณ์สูง พร้อมที่จะให้คำแนะนำและช่วยยกระดับระบบการจัดการคลังสินค้าของคุณ ด้วยประสบการณ์และความเชี่ยวชาญที่มี จะช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันสมัย

FAQ คำถามที่พบบ่อย

ทำไมธุรกิจถึงควรให้ความสำคัญกับการจัดการสต๊อกสินค้า?

การจัดการสต๊อกสินค้าช่วยป้องกันปัญหาเงินจมในสินค้าที่ขายไม่ออก และลดโอกาสเสียรายได้เมื่อสินค้าขาดสต๊อก ทำให้ธุรกิจควบคุมต้นทุนได้ดีและสามารถส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าได้ทันเวลา

หลักการ FIFO และ LIFO แตกต่างกันอย่างไร และควรเลือกใช้อย่างไร?

FIFO คือสินค้าที่มาก่อนต้องขายออกก่อน เหมาะกับสินค้ามีวันหมดอายุ ส่วน LIFO คือสินค้าใหม่ขายออกก่อน มักใช้ในอุตสาหกรรมเฉพาะทาง ควรเลือกตามประเภทสินค้าและนโยบายทางภาษี

ระบบ ERP มีส่วนช่วยในการจัดการสต๊อกสินค้าได้อย่างไร?

ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงข้อมูลการขาย คลังสินค้า และบัญชีเข้าด้วยกันแบบเรียลไทม์ ทำให้เห็นภาพรวมสต๊อกที่แม่นยำ ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน และเพิ่มความเร็วในการตรวจสอบข้อมูล