ระบบ ERP จัดซื้อ ตัวช่วยงานระบบจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพ

การบริหารจัดการงานจัดซื้อในองค์กรไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะในองค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ที่ต้องจัดการกับซัพพลายเออร์หลายรายและเอกสารจำนวนมาก ดังนั้นการนำระบบ ERP จัดซื้อมาใช้งานจึงเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการยกระดับประสิทธิภาพการทำงานในส่วนนี้ให้มีความเป็นระเบียบ รวดเร็ว และสามารถควบคุมต้นทุนได้ดียิ่งขึ้น ในบทความนี้เราจะมาดูกันว่าระบบ ERP จัดซื้อสามารถช่วยยกระดับงานจัดซื้อได้อย่างไรบ้าง และทำไมจึงเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการทำงานในยุคดิจิทัล

เข้าใจหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อ

ฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่หลักในการจัดหาสินค้าและบริการที่จำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจ ซึ่งรวมถึงการคัดเลือกซัพพลายเออร์ การเจรจาต่อรองราคา และการสั่งซื้อสินค้าและบริการที่องค์กรต้องการ นอกจากนี้ยังต้องจัดการกับเอกสารต่าง ๆ เช่น ใบสั่งซื้อ ใบขอซื้อ และใบรับของ เพื่อให้กระบวนการจัดซื้อดำเนินไปอย่างราบรื่นและไม่มีความผิดพลาด อีกทั้งยังต้องติดตามสถานะการจัดส่งให้ตรงตามกำหนดเพื่อป้องกันการขาดแคลนหรือล่าช้าในการดำเนินงานขององค์กร

ระบบ ERP เกี่ยวข้องกับงานจัดซื้ออย่างไร

ระบบ ERP ช่วยให้กระบวนการจัดซื้อเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีความโปร่งใส โดยทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการจัดการข้อมูลและเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ เช่น การบันทึกใบสั่งซื้อและใบขอซื้อ การคัดเลือกซัพพลายเออร์ และการติดตามสถานะการจัดส่ง ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงข้อมูลทั้งหมดภายใต้ฐานข้อมูลเดียวกัน ทำให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง รวดเร็ว และลดข้อผิดพลาดจากการทำงานที่ซ้ำซ้อนหรือไม่สมบูรณ์

ความสำคัญของระบบ ERP และงานจัดซื้อ

ระบบ ERP ไม่เพียงแต่ช่วยให้การทำงานของฝ่ายจัดซื้อมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ยังช่วยเพิ่มความโปร่งใส ลดต้นทุน และทำให้การตัดสินใจในกระบวนการจัดซื้อเป็นไปอย่างแม่นยำและมีข้อมูลสนับสนุนอย่างชัดเจน ซึ่งสามารถอธิบายได้ใน 3 ด้านหลัก ๆ ดังนี้

ช่วยคัดเลือกซัพพลายเออร์

การเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในกระบวนการจัดซื้อ ระบบ ERP จัดซื้อจะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถเก็บข้อมูลใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ทุกเจ้าที่เสนอราคาไว้ในระบบเดียว ทำให้สามารถเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย การเก็บข้อมูลซัพพลายเออร์ในระบบ ERP ยังช่วยให้การตรวจสอบความโปร่งใสในการคัดเลือกซัพพลายเออร์เป็นไปได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

จัดการเอกสารต่าง ๆ 

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อในองค์กรนั้นมีจำนวนมากและซับซ้อน การนำระบบ ERP จัดซื้อมาใช้จะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถจัดการเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วและเป็นระบบ ทั้งการออกใบสั่งซื้อ ใบขอซื้อ ใบรับของ และใบส่งคืนสินค้า การทำงานในลักษณะนี้ช่วยลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำซ้อนและช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมีระเบียบ

ติดตามสถานะการสั่งซื้อ

หนึ่งในข้อดีที่สำคัญของการใช้ระบบ ERP จัดซื้อ คือการสามารถติดตามสถานะของการสั่งซื้อและการจัดส่งได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบสถานะการจัดส่งหรือการรับประกันสินค้า ซึ่งสามารถทำได้อย่างรวดเร็วผ่านระบบเดียว ทำให้ฝ่ายจัดซื้อไม่พลาดข้อมูลสำคัญและสามารถจัดการกับสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้ทันที

ข้อดีของการใช้งาน ERP กับระบบจัดซื้อ

การนำระบบ ERP จัดซื้อ มาใช้งานในองค์กรจะช่วยลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ และทำให้การทำงานในฝ่ายจัดซื้อมีความโปร่งใสและสะดวกสบายยิ่งขึ้น ด้านต่อไปนี้จะเป็นข้อดีหลัก ๆ ที่องค์กรจะได้รับจากการใช้งานระบบ ERP จัดซื้อ

ลดต้นทุนในการจัดซื้อ

ระบบ ERP ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขจากซัพพลายเออร์หลายรายได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ซึ่งช่วยเพิ่มอำนาจต่อรองให้กับองค์กร และทำให้สามารถเลือกซัพพลายเออร์ที่มีราคาคุ้มค่าและเหมาะสมที่สุด ลดค่าใช้จ่ายในกระบวนการจัดซื้อ

จัดการเอกสารได้เร็วขึ้น

การจัดการเอกสารต่าง ๆ ในระบบ ERP จะช่วยให้กระบวนการทำงานของฝ่ายจัดซื้อรวดเร็วขึ้น ลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำซ้อน และสามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับฝ่ายอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้การทำงานของทุกฝ่ายเป็นไปได้อย่างราบรื่น

มีความโปร่งใส

ด้วยระบบที่มีการบันทึกข้อมูลทุกอย่างในระบบ ERP จัดซื้อ ข้อมูลทุกอย่างสามารถตรวจสอบได้ ทำให้เกิดความโปร่งใสในการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ ลดปัญหาการทุจริตและการคอร์รัปชันในองค์กร

จุดเด่นของระบบ ERP ในการช่วยงานระบบจัดซื้อเป็นอย่างไร

ระบบ ERP มีจุดเด่นที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของฝ่ายจัดซื้อหลายด้าน ซึ่งไม่เพียงแค่ช่วยจัดการเอกสารเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้นจากข้อมูลที่มีความแม่นยำและครบถ้วน การใช้ระบบ ERP จัดซื้อจะช่วยให้การทำงานในฝ่ายจัดซื้อสะดวก รวดเร็ว และโปร่งใสมากขึ้น 

หากคุณต้องการให้ธุรกิจของคุณได้ประโยชน์สูงสุดจากการใช้งานระบบ ERP Dynamics Motion เราบริการ ERP Business Consult บริการให้คำปรึกษาในการเลือกใช้ระบบที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ โดยทีม Dynamics Motion ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน ERP Business Consulting ยินดีให้คำแนะนำและช่วยพัฒนาระบบให้เหมาะสมกับความต้องการของธุรกิจของคุณ หากสนใจสามารถติดต่อได้ผ่านอีเมล sales@dynamics-motion.com หรือติดต่อสอบถามเพิ่มเติมโทร 02-028-7495