Workflow Automation คืออะไร? เจาะลึกประโยชน์ ตัวอย่างการใช้งานจริง
การทำงานด้วยระบบเดิม ที่ต้องพึ่งพาแรงงานคนในทุกขั้นตอน อาจทำให้งานไม่รวดเร็ว องค์กรชั้นนำทั่วโลกจึงหันมาให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีที่จะช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ลื่นไหลและมีประสิทธิภาพ Workflow Automation จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะเปลี่ยนรูปแบบการทำงานที่ยุ่งยากให้กลายเป็นเรื่องง่ายขึ้น
Workflow Automation คืออะไร?
Workflow Automation คือ เทคโนโลยีที่ออกแบบมาเพื่อจัดการกระบวนการทำงาน ขั้นตอนเอกสาร และการส่งต่อข้อมูลภายในองค์กรให้ดำเนินไปโดยอัตโนมัติตามที่เรากำหนดไว้ โดยที่มนุษย์ไม่ต้องเข้าไปแทรกแซงในงานซ้ำ ๆ เพื่อเชื่อมโยงงานระหว่างบุคคลและระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกัน ตั้งแต่การเริ่มป้อนข้อมูล การอนุมัติ ไปจนถึงการจัดเก็บข้อมูล ช่วยให้งานไหลลื่นไม่สะดุด ลดความผิดพลาดจาก Human Error และทำให้เรามีเวลาไปโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น
ประเภทของ Workflow Automation มีอะไรบ้าง
ประเภทของ Workflow Automation ที่แบ่งตามลักษณะการใช้งาน ซึ่งหลัก ๆ แล้วจะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ ที่ทำงานเสริมกัน ดังนี้
Business Process Workflow (BPM)
Business Process Workflow หรือ BPM คือ การนำ Workflow Automation มาประยุกต์ใช้ในภาพรวมของกระบวนการทางธุรกิจที่มีความซับซ้อนและเกี่ยวข้องกันหลายฝ่าย เป้าหมายหลักของ BPM ไม่ใช่แค่การลดงานคนเพียงจุดเดียว แต่คือการปรับปรุงทั้งกระบวนการให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อให้ทุกระบบเชื่อมต่อกันอย่างสมบูรณ์ ลดปัญหาคอขวด และทำให้การดำเนินงานขององค์กรมีความคล่องตัว สามารถวัดผลและตรวจสอบสถานะงานได้แบบ Real-time
Robotic Process Workflow
Robotic Process Workflow หรือที่เรารู้จักกันในชื่อ RPA คือ การใช้ซอฟต์แวร์หุ่นยนต์เข้ามาเลียนแบบพฤติกรรมการทำงานของมนุษย์ในระดับงานย่อย ที่ต้องทำซ้ำ ๆ และมีรูปแบบตายตัว เช่น การก๊อบปี้ข้อมูลจากไฟล์ Excel ไปใส่ในระบบ ERP การเปิดอีเมลเพื่อดาวน์โหลดไฟล์แนบ หรือการกรอกแบบฟอร์มเดิม ๆ ทุกวัน เพื่อช่วยลดภาระงานน่าเบื่อของพนักงาน ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำ 100% และสามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่มีวันหยุด ซึ่งมักจะถูกนำมาใช้ร่วมกับ BPM เพื่อให้เกิดระบบอัตโนมัติที่สมบูรณ์แบบที่สุด
ประโยชน์ของการใช้ Workflow Automation ในธุรกิจ
การนำ Workflow Automation เข้ามาใช้ในองค์กรไม่ใช่เพียงแค่เทรนด์ทางเทคโนโลยี แต่คือกลยุทธ์ที่สร้างผลกำไรและความคุ้มค่าได้จริง ประโยชน์ข้อแรกคือการประหยัดต้นทุนและเวลา ช่วยลดระยะเวลาในกระบวนการทำงานลงได้เกินกว่าครึ่ง ลดความจำเป็นในการจ้างคนเพิ่มเพื่อมาทำงานเอกสาร นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มความแม่นยำของข้อมูล ลดความผิดพลาดที่เกิดจาก Human Error และสร้างความโปร่งใส เพราะทุกขั้นตอนสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ ทำให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมและตัดสินใจได้เฉียบคมยิ่งขึ้น
Workflow Automation vs. RPA ต่างกันอย่างไร?
หลายคนมักสับสนระหว่าง Workflow Automation และ RPA ว่าเหมือนหรือต่างกันอย่างไร หากอธิบายให้เข้าใจง่ายที่สุด Workflow Automation เปรียบเสมือนผู้จัดการจราจรที่ดูแลเส้นทางเดินเอกสารและการส่งต่องานทั้งหมดระหว่างระบบและคน โดยเน้นที่กระบวนการ (Process) เป็นหลัก
ในขณะที่ RPA เปรียบเสมือนพนักงานเสมือน ที่นั่งหน้าคอมพิวเตอร์คอยกดคลิกและกรอกข้อมูลแทนคน โดยเน้นที่งานรายชิ้นเป็นหลัก อย่างไรก็ตาม ในการทำงานจริง องค์กรส่วนใหญ่มักใช้ทั้งสองอย่างร่วมกัน เพื่อให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้น
สัญญาณที่บอกว่าองค์กรของคุณ ต้องใช้ Workflow Automation
เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น ปริมาณงานย่อมมากขึ้นตามไปด้วย หากเรายังฝืนใช้วิธีการทำงานแบบเดิม ๆ อาจส่งผลเสียร้ายแรงต่อธุรกิจ นี่คือสัญญาณเตือนที่บอกว่าถึงเวลาต้องใช้งานแล้ว
งานไม่มีระบบ
เมื่อเราสังเกตเห็นว่าพนักงานแต่ละคนมีวิธีการทำงานที่ไม่เหมือนกัน ไม่มีมาตรฐานที่ชัดเจน ใครอยากทำแบบไหนก็ทำ ส่งผลให้ผลลัพธ์ของงานไม่สม่ำเสมอ และเมื่อมีคนลาออก งานก็สะดุดเพราะไม่มีใครรู้วิธีการทำงานต่อ ปัญหานี้แก้ได้ด้วย Workflow Automation เพราะระบบจะช่วยให้มีมาตรฐานในการทำงานที่องค์กรกำหนดไว้ ช่วยสร้างระเบียบวินัยและทำให้คุณภาพงานคงที่ ไม่ว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบงานนั้นก็ตาม
ข้อมูลกระจัดกระจาย
ปัญหาคลาสสิกขององค์กรยุคเก่าคือ Data Silos หรือการที่ข้อมูลถูกเก็บแยกกันอยู่คนละที่ ฝ่ายขายเก็บไฟล์หนึ่ง ฝ่ายบัญชีเก็บอีกไฟล์หนึ่ง เมื่อต้องการใช้ข้อมูลมาวิเคราะห์กลับหาไม่เจอ หรือข้อมูลไม่ตรงกัน การใช้ Workflow Automation จะทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการรวบรวมข้อมูลจากทุกแผนกให้เป็นหนึ่งเดียว ทำให้เราเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันที่สุด ลดเวลาในการค้นหาเอกสารและลดความซ้ำซ้อนของการจัดเก็บข้อมูล
การส่งต่อข้อมูลล่าช้า
หากกระบวนการอนุมัติเอกสารต้องใช้เวลาหลายวันเพียงเพราะรอผู้บริหารเซ็นชื่อ หรือการส่งต่องานระหว่างแผนกต้องรอการตอบกลับทางอีเมลไปมาจนลูกค้าหนีหาย นี่คือสัญญาณวิกฤตที่บอกว่าเราทำงานช้าเกินไป Workflow Automation จะเข้ามาแก้ปัญหานี้ด้วยระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ เมื่อมีงานเข้ามา ระบบจะแจ้งเตือนผู้อนุมัติทันทีผ่านแอปพลิเคชันหรืออีเมล และหากไม่มีการตอบรับภายในเวลาที่กำหนด ระบบยังสามารถส่งแจ้งเตือนซ้ำหรือส่งต่อให้คนอื่นแทนได้ ทำให้งานเดินหน้าต่อได้ทันทีโดยไม่ต้องรอ
ตัวอย่างการใช้งาน Workflow Automation ในแต่ละแผนก
การประยุกต์ใช้ Workflow Automation สามารถทำได้ครอบคลุมทุกส่วนงานในองค์กร เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น เราขอยกตัวอย่างการใช้งานจริงที่ช่วยลดภาระงานได้ทันที
- ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) : ใช้ในกระบวนการรับพนักงานใหม่ เมื่อพนักงานเซ็นสัญญา ระบบจะสร้างบัญชีอีเมล แจ้งแผนกไอทีเตรียมคอมพิวเตอร์ และส่งตารางอบรมให้อัตโนมัติโดยที่ HR ไม่ต้องไล่ตามงานเอง
- ฝ่ายการตลาด (Marketing) : ใช้จัดการ Lead ลูกค้า เมื่อลูกค้ากรอกฟอร์มสนใจสินค้า ระบบจะคัดกรองเกรดลูกค้าและส่งต่อให้ทีมขายทันที พร้อมส่งอีเมล Welcome Email กลับหาลูกค้าภายในไม่กี่วินาที
- ฝ่ายบัญชีและการเงิน (Finance) : ใช้ในการวางบิลและเก็บเงิน เมื่อถึงกำหนดชำระ ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้และส่งหาคู่ค้าอัตโนมัติ พร้อมแจ้งเตือนทีมบัญชี หากมีการชำระเงินล่าช้า ช่วยให้กระแสเงินสดหมุนเวียนดีขึ้น
- ฝ่ายบริการลูกค้า (Customer Support) : ใช้แจ้งปัญหา โดยระบบจะอ่านคีย์เวิร์ดจากปัญหาที่ลูกค้าแจ้ง และส่งต่อให้เจ้าหน้าที่ที่มีความเชี่ยวชาญเรื่องนั้นโดยตรง ไม่ต้องเสียเวลาโอนสายไปมา
เริ่มต้นทำ Workflow Automation ด้วย 4 ขั้นตอนง่าย ๆ
- ระบุกระบวนการที่มีปัญหา (Identify) : เริ่มจากการสำรวจว่างานส่วนไหนที่เราทำซ้ำบ่อยที่สุด ผิดพลาดบ่อยที่สุด หรือใช้เวลามากที่สุด แล้วลิสต์ออกมาเพื่อนำมาทำ workflow เป็นอันดับแรก
- ออกแบบผังการทำงาน (Design) : เขียน Flowchart การทำงานที่ควรจะเป็น ว่าข้อมูลควรวิ่งจากไหนไปไหน ใครเป็นคนอนุมัติ และมีเงื่อนไขอะไรบ้าง
- เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม (Select Tools) : เลือกซอฟต์แวร์ที่ตอบโจทย์งบประมาณและความซับซ้อนของงาน ซึ่งปัจจุบันมีทั้งแบบ Low-code ที่ใช้งานง่าย ไปจนถึงระบบ Enterprise ขนาดใหญ่
- ทดสอบและปรับปรุง (Test & Optimize) : ก่อนใช้งานจริงต้องทดสอบระบบเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีจุดสะดุด และหลังจากใช้งานWorkflow Automation ไปสักพัก เราควรนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อปรับแต่ง Flow ให้ดียิ่งขึ้นอยู่เสมอ
Dynamics Motion ขอแชร์เทรนด์ Workflow Automation ปี 2026 เมื่อ AI เข้ามามีบทบาท
ในฐานะผู้นำด้านเทคโนโลยี Dynamics Motion มองเห็นความเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่จะเกิดขึ้นในปี 2026 เมื่อ Workflow Automation ผสานพลังกับ Artificial Intelligence (AI) จะเกิดเป็น Intelligent Automation ระบบจะไม่เพียงแค่ทำตามคำสั่งอีกต่อไป แต่จะมีความสามารถในการวิเคราะห์ และนำเสนอโซลูชันที่ดีกว่าให้
แต่เดิมโครงสร้างองค์กรถูกออกแบบมาเพื่อกำหนดสายงานและการส่งมอบงานระหว่างบุคคล แต่ว่าในปัจจุบัน AI ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญโดยเริ่มต้นจากงานเชิงรับ ผ่านเทคโนโลยี RPA (Robotic Process Automation) เช่น การใช้ระบบ OCR อ่านข้อมูลจากใบแจ้งหนี้เพื่อสร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แต่จุดเปลี่ยนสำคัญที่ Dynamics Motion มองเห็นจุดเปลี่ยนครั้งสำคัญในปี 2026 คือการยกระดับเทคโนโลยีเข้าสู่งานเชิงรุก โดยเฉพาะในกระบวนการสร้างรายได้ ซึ่งต้องอาศัยการคิดวิเคราะห์ การประเมินสถานการณ์ และการกำหนดเงื่อนไขการขายที่ซับซ้อน แม้ในอดีตจะมีข้อจำกัดทางเทคโนโลยี แต่ปัจจุบันเราพร้อมแล้วที่จะก้าวเข้าสู่ยุค Intelligent Automation ซึ่งเป็นการผสานศักยภาพระหว่าง Workflow Automation และ AI ทำให้ระบบไม่ได้ทำหน้าที่เพียงแค่ปฏิบัติตามคำสั่ง แต่ยกระดับสู่การเป็นผู้ช่วยอัจฉริยะที่สามารถวิเคราะห์และนำเสนอโซลูชันด้านการขายที่ดีที่สุดได้อย่างแม่นยำ
FAQ คำถามที่พบบ่อย
Workflow Automation เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก (SME) หรือไม่?
Workflow Automation สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก (SME) เพราะช่วยลดต้นทุนการจ้างคนเพิ่ม ทำให้ SME ทำงานได้เทียบเท่าบริษัทใหญ่ด้วยทีมงานขนาดเล็ก คุ้มค่าการลงทุนในระยะยาว
การทำ Workflow Automation จำเป็นต้องเขียนโค้ดเป็นไหม?
การทำ Workflow ไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ดเป็น เพราะปัจจุบันมีเครื่องมือแบบ No-Code หรือ Low-Code มากมาย ผู้ใช้งานทั่วไปก็สามารถสร้างระบบเองได้
Workflow Automation จะมาแย่งงานพนักงานหรือไม่?
Workflow Automation ไม่ได้มาแย่งงาน แต่จะมาช่วยจัดการงานให้เป็นระเบียบ เพื่อให้พนักงานมีเวลาไปทำงานที่ใช้ความคิดสร้างสรรค์และงานวางแผนกลยุทธ์ที่มีคุณค่าสูงกว่า
ตัวอย่าง Tools ยอดนิยมสำหรับ Workflow Automation มีอะไรบ้าง?
เครื่องมือที่ได้รับความนิยมนั้นมีมากมาย ได้แก่ Zapier, Make (Integromat), Microsoft Power Automate, HubSpot และ n8n ซึ่งรองรับการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันหลากหลาย