Outsource คืออะไร ดีต่อธุรกิจอย่างไรบ้าง

เคยสงสัยกันไหมว่า Outsource คืออะไร? ทำไมหลายบริษัทชั้นนำจึงนิยมเลือกใช้บริการนี้? ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจสูงขึ้นเรื่อย ๆ ผู้ประกอบการต่างมองหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจหลักของตนเอง การทำ Outsource จึงเป็นกลยุทธ์สำคัญที่หลายองค์กรนำมาปรับใช้เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับ Outsource คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร และช่วยยกระดับองค์กรของคุณได้อย่างไรบ้าง

Outsource คืออะไร

Outsource คือ การมอบหมายงานหรือกระบวนการทำงานบางส่วนขององค์กรให้กับบุคคลหรือบริษัทภายนอกที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านเข้ามาดำเนินการแทน โดยอาจเป็นการจ้างเพื่อทำงานเฉพาะชิ้น เป็นรายเดือน หรือรายปีตามแต่จะตกลงกัน การทำ Outsource ช่วยให้องค์กรสามารถลดต้นทุนในการดำเนินงาน มีความคล่องตัวในการบริหารธุรกิจมากขึ้น และมีเวลามุ่งเน้นกับงานหลัก (Core Function) ที่เป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจได้อย่างเต็มที่ และในปัจจุบัน การทำ Outsource ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่การจัดหาบุคลากรมาทำงานในตำแหน่งต่าง ๆ เท่านั้น แต่ยังครอบคลุมไปถึงการจัดการฐานข้อมูล การวางระบบการทำงานของแผนกต่าง ๆ การจัดหายานพาหนะพร้อมระบบจัดการด้านโลจิสติกส์ และการบริหารจัดการด้านสิ่งแวดล้อมภายในองค์กรอีกด้วย

ความแตกต่างระหว่าง Outsource กับการจ้างพนักงานประจำ

การจ้างพนักงานประจำและการทำ Outsource มีความแตกต่างกันในหลายด้าน เริ่มตั้งแต่กระบวนการจัดจ้าง ค่าใช้จ่าย การบริหารจัดการ ไปจนถึงความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนการทำงาน เมื่อองค์กรจ้างพนักงานประจำ จะต้องผ่านกระบวนการสรรหาที่ยาวนาน ตั้งแต่การประกาศรับสมัคร การสัมภาษณ์ และการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังมีภาระค่าใช้จ่ายที่ต่อเนื่อง ทั้งเงินเดือน สวัสดิการ ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และสิทธิประโยชน์อื่น ๆ ตามกฎหมายแรงงาน

ในขณะที่การทำ Outsource ช่วยให้องค์กรสามารถเข้าถึงบุคลากรที่มีทักษะและความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องผ่านกระบวนการสรรหาที่ยุ่งยาก อีกทั้งยังมีความยืดหยุ่นในการปรับเพิ่มหรือลดจำนวนบุคลากรตามความต้องการ ไม่มีภาระผูกพันระยะยาว และสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่า

ประโยชน์ของ Outsource ต่อองค์กร

การทำ Outsource ให้ประโยชน์กับองค์กรในหลากหลายมิติ ทั้งด้านการลดต้นทุน การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และการเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจ มาดูรายละเอียดของแต่ละประโยชน์กัน

ลดต้นทุนการดำเนินงาน

หนึ่งในประโยชน์หลักของการทำ Outsource คือการลดต้นทุนในการดำเนินงาน องค์กรสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนของเงินเดือนพนักงานประจำ สวัสดิการ ค่าฝึกอบรม และค่าใช้จ่ายในการจัดตั้งแผนกใหม่ เช่น ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ค่าซอฟต์แวร์ หรือค่าเช่าพื้นที่ เป็นต้น

การจ้างบุคลากรหรือบริษัทภายนอกทำให้องค์กรจ่ายเฉพาะค่าบริการตามที่ตกลงกัน ไม่มีภาระค่าใช้จ่ายแฝงหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด ทำให้สามารถควบคุมงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนในการลงทุนด้านเทคโนโลยีและอุปกรณ์ เนื่องจากผู้ให้บริการ Outsource มักมีเครื่องมือและเทคโนโลยีที่ทันสมัยพร้อมใช้งานอยู่แล้ว

มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

การทำ Outsource ทำให้องค์กรสามารถเข้าถึงบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถและความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาในการฝึกอบรมหรือพัฒนาทักษะให้กับพนักงานภายใน ผู้ให้บริการ Outsource มักมีประสบการณ์ในการทำงานกับหลากหลายองค์กร ทำให้มีมุมมองที่กว้างขึ้นและสามารถนำความรู้จากประสบการณ์เหล่านั้นมาประยุกต์ใช้กับองค์กรของคุณได้

ลดความซับซ้อนในการทำงาน

การทำ Outsource ช่วยลดความซับซ้อนในโครงสร้างองค์กร เมื่อมีพนักงานประจำจำนวนมาก การบริหารจัดการจะมีความยุ่งยากมากขึ้น ทั้งด้านการสื่อสาร การประสานงาน และความเร็วในการขับเคลื่อนองค์กร การจ้างบุคคลภายนอกจึงเป็นการตัดภาระในเรื่องความซับซ้อนของโครงสร้างองค์กรไปได้ระดับหนึ่ง นอกจากนี้ การทำ Outsource ยังช่วยลดภาระของฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้บริหารในการจัดการกับปัญหาด้านบุคลากร เช่น การสรรหา การฝึกอบรม การประเมินผลงาน และการแก้ไขปัญหาความขัดแย้ง ทำให้สามารถทุ่มเทเวลาและทรัพยากรไปกับการพัฒนาธุรกิจหลักได้อย่างเต็มที่

เริ่มโปรเจคใหม่ได้ง่าย ๆ

เมื่อองค์กรต้องการเริ่มโปรเจกต์ใหม่ การทำ Outsource ช่วยให้สามารถเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องรอกระบวนการสรรหาและฝึกอบรมพนักงานใหม่ ซึ่งอาจใช้เวลานานหลายเดือน หากเป็นกรณีที่ต้องรอให้ผู้สมัครงานจบการศึกษาหรือหมดสัญญากับองค์กรเดิม ก็จะยิ่งใช้เวลามากขึ้นไปอีก

งานที่เหมาะกับการทำ Outsource

งานที่เหมาะกับการทำ Outsource มีดังนี้

• งานด้านทรัพยากรบุคคล : การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร การฝึกอบรมและพัฒนา การจัดทำเงินเดือนและสวัสดิการ และการบริหารผลการปฏิบัติงาน
• งานด้าน IT และเทคโนโลยี : การพัฒนาซอฟต์แวร์ การดูแลระบบเครือข่าย การสนับสนุนด้านเทคนิค การจัดการฐานข้อมูล และการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์
• งานด้านการเงินและบัญชี : การทำบัญชี การตรวจสอบภายใน การวางแผนภาษี การวิเคราะห์การเงิน และการจัดการงบประมาณ
• งานด้านการตลาดและประชาสัมพันธ์ : การสร้างคอนเทนต์ การจัดการสื่อสังคมออนไลน์ การออกแบบกราฟิก การวิจัยตลาด และการวางแผนกลยุทธ์การตลาด
• งานด้านลูกค้าสัมพันธ์ : การให้บริการลูกค้าทางโทรศัพท์ อีเมล หรือแชท การจัดการข้อร้องเรียน และการสำรวจความพึงพอใจ
• งานด้านกฎหมาย : การร่างสัญญา การให้คำปรึกษาด้านกฎหมาย การจดทะเบียนทรัพย์สินทางปัญญา และการจัดการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ขั้นตอนการเลือกผู้ให้บริการ Outsource

การเลือกผู้ให้บริการ Outsource ที่เหมาะสมเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะส่งผลต่อความสำเร็จในการทำ Outsource ของคุณ ดังนั้น คุณควรพิจารณาอย่างรอบคอบและเลือกผู้ให้บริการที่มีความเข้าใจในธุรกิจของคุณอย่างลึกซึ้ง เช่น Dynamics Motion ผู้เชี่ยวชาญด้านการวางระบบ ERP ที่เข้าใจความต้องการของธุรกิจและสามารถออกแบบระบบที่ตอบโจทย์ได้อย่างตรงจุด

• การประเมินความต้องการขององค์กร : ก่อนเลือกผู้ให้บริการ คุณควรระบุให้ชัดเจนว่าต้องการ Outsource งานใด มีเป้าหมายและความคาดหวังอย่างไร มีงบประมาณเท่าไร และมีระยะเวลาดำเนินการเท่าใด การกำหนดความต้องการที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณสามารถเลือกผู้ให้บริการที่ตรงกับความต้องการได้มากที่สุด
• เกณฑ์การคัดเลือกผู้ให้บริการ : พิจารณาประสบการณ์และความเชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมของคุณ ความพร้อมด้านทรัพยากร เทคโนโลยีที่ใช้ ชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือ ความยืดหยุ่นในการให้บริการ และราคาที่เหมาะสม นอกจากนี้ ควรตรวจสอบผลงานที่ผ่านมาและขอข้อมูลจากลูกค้าเดิมเพื่อประเมินคุณภาพการให้บริการ
• การเจรจาและทำสัญญา : เมื่อเลือกผู้ให้บริการได้แล้ว คุณควรเจรจาเงื่อนไขและข้อตกลงให้ชัดเจน ระบุขอบเขตการให้บริการ มาตรฐานคุณภาพ ระยะเวลาดำเนินการ ค่าบริการ เงื่อนไขการชำระเงิน และข้อตกลงในการรักษาความลับ ควรทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อป้องกันความเข้าใจผิดและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
• การวัดผลและประเมินประสิทธิภาพ : หลังจากเริ่มใช้บริการ คุณควรติดตามและประเมินผลการทำงานอย่างสม่ำเสมอ โดยกำหนดตัวชี้วัดที่ชัดเจนและตรวจสอบว่าผู้ให้บริการสามารถบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้หรือไม่ การประเมินผลอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงและพัฒนาการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อควรระวังในการทำ Outsource

แม้ว่าการทำ Outsource จะมีประโยชน์หลายประการ แต่ก็มีข้อควรระวังที่องค์กรควรตระหนักถึง เพื่อให้การทำ Outsource เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

• การรักษาความลับและความปลอดภัยของข้อมูล : เมื่อทำ Outsource คุณจำเป็นต้องแบ่งปันข้อมูลสำคัญขององค์กรกับบุคคลภายนอก ดังนั้น ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดและทำข้อตกลงรักษาความลับอย่างชัดเจน
• การสูญเสียการควบคุม : เมื่อมอบหมายงานให้บุคคลภายนอก คุณอาจสูญเสียการควบคุมบางส่วนเหนืองานนั้น ดังนั้น ควรกำหนดระบบการตรวจสอบและรายงานผลที่ชัดเจนเพื่อให้สามารถติดตามความคืบหน้าและคุณภาพของงานได้
• ความเสี่ยงด้านคุณภาพ : ผู้ให้บริการอาจไม่สามารถส่งมอบงานที่มีคุณภาพตามที่คาดหวัง ดังนั้น ควรกำหนดมาตรฐานคุณภาพที่ชัดเจนและมีระบบการตรวจสอบคุณภาพอย่างสม่ำเสมอ
• การสื่อสารและความเข้าใจผิด : การทำงานกับบุคคลภายนอกอาจมีปัญหาด้านการสื่อสารและความเข้าใจผิดเกิดขึ้นได้ ดังนั้น ควรมีช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนและมีการประชุมติดตามความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ
• การพึ่งพาผู้ให้บริการมากเกินไป : การทำ Outsource อาจทำให้องค์กรพึ่งพาผู้ให้บริการมากเกินไป จนเกิดความเสี่ยงหากผู้ให้บริการหยุดดำเนินการหรือเปลี่ยนเงื่อนไขการให้บริการ ดังนั้น ควรมีแผนสำรองและพิจารณาการกระจายความเสี่ยงโดยไม่พึ่งพาผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่งมากเกินไป

สรุปบทความ Outsource คืออะไร

Outsource คือ ทางเลือกสำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจหลักของตนเอง การทำ Outsource ช่วยให้องค์กรสามารถเข้าถึงทักษะความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน มีความยืดหยุ่นในการปรับขนาดของทีมงาน และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างรวดเร็ว 

อย่างไรก็ตาม การทำ Outsource ให้ประสบความสำเร็จนั้น จำเป็นต้องเลือกผู้ให้บริการที่มีความเข้าใจในธุรกิจของคุณ มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญที่เหมาะสม และสามารถทำงานร่วมกับคุณได้อย่างราบรื่น ที่ Dynamics Motion เราให้บริการระบบ ERP ที่ทันสมัย และระบบบัญชีคลาวด์ Odoo ที่ครบครันสำหรับธุรกิจคุณ ช่วยให้ระบบการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น พร้อมสร้างความสำเร็จให้กับธุรกิจของคุณ ติดต่อเราได้ที่นี่!