การบริหารจัดการที่กระจัดกระจายอาจกลายเป็นอุปสรรคฉุดรั้งการเติบโตขององค์กร ระบบ ERP จึงก้าวเข้ามาเป็นเครื่องมือหลักในการเชื่อมโยงทุกฟังก์ชันของธุรกิจเข้าด้วยกัน เพื่อลดปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนและข้อมูลที่ไม่ตรงกัน การเลือกโปรแกรม ERP ที่ใช่และเหมาะสมกับโมเดลธุรกิจของคุณ ไม่เพียงแต่จะช่วยลดต้นทุนแฝง แต่ยังเป็นการยกระดับประสิทธิภาพการทำงานให้แม่นยำและรวดเร็ว พร้อมผลักดันให้ธุรกิจขยายตัวได้อย่างไร้ขีดจำกัด
ทำความเข้าใจกับระบบ ERP
ระบบ ERP คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยบริหารจัดการทรัพยากรต่าง ๆ ภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการเงิน การผลิต ทรัพยากรบุคคล การขาย และอื่น ๆ โดยรวมข้อมูลทั้งหมดเข้าไว้ในระบบเดียว ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความซ้ำซ้อน และเพิ่มความแม่นยำในการตัดสินใจ
โปรแกรม ERP มีหน้าที่อะไร
หน้าที่หลักของโปรแกรม ERP คือการเป็นศูนย์กลางข้อมูล ที่เชื่อมโยงทุกหน่วยงานภายในองค์กรให้ทำงานอยู่บนฐานข้อมูลเดียวกัน ตั้งแต่ฝ่ายขาย การจัดซื้อ คลังสินค้า บัญชี ไปจนถึงฝ่ายผลิต ระบบจะทำหน้าที่รับส่งข้อมูลแบบเรียลไทม์ ช่วยลดขั้นตอนการบันทึกข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ประสานงานระหว่างแผนกให้ไร้รอยต่อ และประมวลผลสรุปภาพรวมธุรกิจเชิงลึก เพื่อให้ผู้บริหารสามารถนำตัวเลขที่แม่นยำไปใช้ในการตัดสินใจและวางแผนกลยุทธ์ได้อย่างทันที
ประเภทของโปรแกรม ERP
ในปัจจุบันเราสามารถแบ่งประเภทของระบบ ERP ตามรูปแบบการติดตั้งและการทำงานออกเป็น 3 ประเภทหลักที่ได้รับความนิยม ดังนี้
ERP ในรูปแบบ On-Premise
โปรแกรม ERP ในรูปแบบ On-Premise คือรูปแบบดั้งเดิมที่ธุรกิจต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ลงบนเซิร์ฟเวอร์และระบบเครือข่ายภายในองค์กรเอง ข้อดีคือธุรกิจสามารถควบคุมฐานข้อมูลและความปลอดภัยได้อย่างเบ็ดเสร็จ และมักจะปรับแต่งฟีเจอร์ได้ตามความต้องการเฉพาะด้าน แม้จะมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่สูงจากการซื้อลิขสิทธิ์ขาดและการดูแลรักษาเครื่องเซิร์ฟเวอร์ แต่ในระยะยาวอาจประหยัดกว่าสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีความพร้อมด้านทีมไอทีและต้องการเก็บรักษาข้อมูลไว้ในพื้นที่ของตนเองเท่านั้น
H3 ERP ในรูปแบบระบบ Cloud
Cloud ERP คือระบบที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการผ่านอินเทอร์เน็ต โดยธุรกิจไม่ต้องลงทุนซื้อฮาร์ดแวร์หรือวางระบบเซิร์ฟเวอร์เอง จุดเด่นคือความยืดหยุ่นสูง สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลาผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ และมีค่าใช้จ่ายในลักษณะเช่าใช้รายเดือนหรือรายปี (Subscription) ทำให้ควบคุมงบประมาณได้ง่าย นอกจากนี้ผู้ให้บริการจะดูแลเรื่องการอัปเดตระบบและความปลอดภัยให้โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการความรวดเร็วและคล่องตัว
ERP ในรูปแบบระบบ Hybrid
Hybrid ERP เป็นการผสมผสานจุดเด่นของระบบ On-Premise และ Cloud เข้าด้วยกัน เพื่อตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการความคล่องตัวควบคู่กับความปลอดภัยสูงสุด โดยองค์กรสามารถเลือกเก็บข้อมูลสำคัญที่มีความไวสูงไว้ในเซิร์ฟเวอร์ส่วนตัวภายในบริษัทได้ ในขณะเดียวกันก็สามารถเลือกรันระบบบางส่วนบน Cloud ได้ วิธีนี้ช่วยให้บริหารจัดการทรัพยากรได้อย่างยืดหยุ่น ปรับขนาดระบบได้ตามการเติบโต และยังช่วยลดความเสี่ยงด้านข้อมูลสูญหายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
8 ปัจจัยในการเลือกระบบ ERP
- ขนาดและประเภทของธุรกิจ : ธุรกิจขนาดเล็ก กลาง และใหญ่ มีความต้องการที่แตกต่างกัน เลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมกับขนาดและประเภทธุรกิจของคุณ
- ฟังก์ชันการทำงาน : พิจารณาว่าธุรกิจของคุณต้องการฟังก์ชันอะไรบ้าง เช่น การบัญชี การผลิต การจัดการสินค้าคงคลัง ฯลฯ เลือกระบบ ERP ที่มีฟังก์ชันครบถ้วนตามที่ต้องการ
3.ความยืดหยุ่นและการปรับแต่ง : เลือกระบบ ERP ที่สามารถปรับแต่งให้เข้ากับกระบวนการทำงานของคุณได้ และรองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคต
4.การใช้งานง่าย : ระบบที่ใช้งานง่ายจะช่วยลดเวลาในการฝึกอบรมพนักงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งาน
5.การรองรับภาษาและกฎหมายท้องถิ่น : หากระบบ ERP รองรับภาษาไทยและกฎหมายไทยจะช่วยให้การใช้งานสะดวกยิ่งขึ้น
6.ความปลอดภัยของข้อมูล : เลือกระบบที่มีความปลอดภัยสูง เพื่อปกป้องข้อมูลสำคัญของธุรกิจ
7.การบำรุงรักษาและการสนับสนุน : พิจารณาบริการหลังการขาย การอัพเดทระบบ และการให้ความช่วยเหลือทางเทคนิค
8.ค่าใช้จ่าย : นอกจากค่าซอฟต์แวร์แล้ว ต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง การฝึกอบรม และการบำรุงรักษาด้วย
5 ขั้นตอนการเลือกระบบ ERP
- วิเคราะห์ความต้องการ : ระบุความต้องการและเป้าหมายของธุรกิจให้ชัดเจน
- ศึกษาตลาด : หาข้อมูลเกี่ยวกับระบบ ERP ที่มีอยู่ในตลาด เปรียบเทียบจุดเด่นและจุดด้อย
- ดูการทำงานของระบบ : ให้ผู้เชี่ยวชาญแนะนำระบบ เพื่อดูว่าตอบโจทย์ความต้องการหรือไม่
- ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ : อาจขอคำแนะนำจากที่ปรึกษาด้าน ERP Business Consult เพื่อช่วยในการตัดสินใจ
- วางแผนการใช้งาน : เตรียมแผนการติดตั้ง นำระบบ ERP มาใช้ในองค์กร รวมถึงการฝึกอบรมพนักงาน
ธุรกิจแบบไหนบ้างที่เหมาะกับ ERP ?
โปรแกรม ERP เหมาะสำหรับธุรกิจที่เริ่มมีระบบงานซับซ้อน หรือองค์กรที่ต้องการยกระดับจากโปรแกรมบัญชีทั่วไป เพื่อจัดการทรัพยากรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจโรงงานผลิตที่ต้องคุมวัตถุดิบ ธุรกิจซื้อมาขายไปที่มีคลังสินค้าหลายแห่ง หรือธุรกิจบริการที่ต้องการติดตามต้นทุนโปรเจกต์อย่างละเอียด หากคุณพบว่าข้อมูลระหว่างแผนกไม่ตรงกัน หรือเสียเวลาสรุปรายงานนานเกินไป นั่นคือสัญญาณว่าธุรกิจของคุณพร้อมแล้วที่จะใช้โปรแกรม ERP เพื่อสร้างมาตรฐานการทำงานที่เป็นระบบและรองรับการขยายตัวในอนาคต
การเลือกระบบ ERP ที่เหมาะสมเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จในการนำระบบมาใช้ในองค์กร พิจารณาปัจจัยต่าง ๆ อย่างรอบคอบ และเลือกระบบที่ตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจมากที่สุด การลงทุนในระบบ ERP ที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจในระยะยาว
FAQ รวมคำถามที่พบบ่อย
โปรแกรม ERP ช่วยลดต้นทุนธุรกิจได้อย่างไร?
โปรแกรม ERP ช่วยให้การจัดการสต๊อกสินค้ามีความแม่ยำมากขึ้น ป้องกันความผิดพลาดจากการทำงานซ้ำซ้อน (Human Error) และช่วยวิเคราะห์ต้นทุนการผลิตหรือการดำเนินงานได้อย่างแม่นยำ ทำให้ธุรกิจสามารถตัดค่าใช้จ่ายที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้และบริหารทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดความคุ้มค่า
ธุรกิจขนาดเล็ก (SME) จำเป็นต้องใช้ โปรแกรม ERP หรือไม่?
โปรแกรม ERP นั้นมีประโยชน์ในหลาย ๆ ด้าน ดังนั้นไม่จำเป็นต้องเป็นองค์กรใหญ่เสมอไป ธุรกิจ SME ที่ต้องการเติบโตอย่างเป็นระบบ ก็สามารถใช้โปรแกรม ERP เพื่อวางรากฐานข้อมูลให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นได้ เพื่อช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นภาพรวมกำไรขาดทุนได้ทันที และยังช่วยให้การทำงานมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันกับคู่แข่งในตลาดได้ดีขึ้น
ควรเลือก โปรแกรม ERP แบบ On-Premise หรือ On-Cloud ดีกว่ากัน?
การเลือกรูปแบบของระบบ ERP นั้นขึ้นอยู่กับความพร้อมและนโยบายขององค์กร หากเน้นความสะดวก เข้าถึงง่าย และไม่อยากดูแลเซิร์ฟเวอร์เอง On-Cloud คือคำตอบ แต่หากต้องการความเป็นส่วนตัวสูงสุดและมีทีมไอทีดูแลเอง On-Premise อาจตอบโจทย์ได้มากกว่า
ทำไมการเลือก Vendor (ผู้ติดตั้ง) ถึงสำคัญพอ ๆ กับการเลือกตัว โปรแกรม ERP?
การเลือก Vendor เป็นปัจจัยที่สำคัญพอ ๆ กับการเลือกโปรแกรม ERP เพราะ ผู้ติดตั้งคือพันธมิตรที่จะช่วยให้ระบบใช้งานได้จริงตามกระบวนการของธุรกิจ การเลือกผู้ติดตั้งอย่าง Dynamics Motion จึงมีความสำคัญมาก เนื่องจากเป็นทีมงานที่เข้าใจบริบทธุรกิจและรูปแบบการทำงานของคนไทยเป็นอย่างดี ทำให้สามารถออกแบบฟีเจอร์และปรับแต่งระบบให้สอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมายและพฤติกรรมการทำงานจริง ช่วยให้การเปลี่ยนผ่านระบบราบรื่นและเห็นผลลัพธ์ที่ชัดเจน