RFQ (Request for Quotation) คืออะไร? ต่างจาก RFP อย่างไร?

สำหรับคนทำธุรกิจ โดยเฉพาะฝ่ายจัดซื้อ การได้ของดีในราคาที่เหมาะสมคือกำไรบริษัท แต่การจะรู้ว่าเจ้าไหนให้ราคาดีที่สุด ไม่ใช่แค่การโทรไปถามแล้วจบ ธุรกิจมืออาชีพจึงต้องมีขั้นตอนที่เรียกว่าการทำ RFQ ที่ช่วยเปรียบเทียบราคาอย่างเป็นระบบ ช่วยให้เราได้คู่ค้าที่ใช่ที่สุด บทความนี้จะพาไปรู้จักว่า RFQ คืออะไร ทำไมถึงสำคัญ และมีขั้นตอนอย่างไรที่จะเปลี่ยนงานเอกสารยุ่งยากให้เป็นกลยุทธ์การจัดซื้อที่ง่ายและมีประสิทธิภาพ

RFQ (Request for Quotation) คืออะไร?

RFQ หรือ Request for Quotation คือ เอกสารที่ฝ่ายจัดซื้อส่งไปยังผู้ขาย (Suppliers) หลาย ๆ ราย เพื่อเชิญชวนให้เสนอราคาและเงื่อนไขสำหรับสินค้าหรือบริการที่ระบุไว้ การทำ RFQ มักเกิดขึ้นเมื่อผู้ซื้อมีความต้องการที่ชัดเจนแล้วว่าอยากได้อะไร ทั้งในเรื่องของสเปก จำนวน และระยะเวลาที่ต้องการ เป้าหมายหลักไม่ใช่แค่การหาราคาที่ถูกที่สุด แต่เป็นการนำข้อมูลราคาและเงื่อนไขมาเปรียบเทียบกัน เพื่อให้ตัดสินใจเลือกคู่ค้าได้อย่างโปร่งใสและคุ้มค่าที่สุด

องค์ประกอบของ RFQ มีอะไรบ้าง

• ข้อมูลผู้ซื้อ : ชื่อบริษัท ที่อยู่ และผู้ติดต่อประสานงาน เพื่อให้ผู้ขายรู้ว่ากำลังเสนอราคาให้ใคร
• รายละเอียดสินค้า/บริการ : สเปกอย่างละเอียด เช่น ขนาด วัสดุ เกรด หรือมาตรฐานที่ต้องการ
• ปริมาณที่ต้องการ (Quantity) : จำนวนชิ้น หรือ Lot size เพราะปริมาณมีผลโดยตรงต่อราคาต่อหน่วย
• เงื่อนไขการส่งมอบ (Delivery Terms) : วันที่ต้องการสินค้า สถานที่จัดส่ง และรูปแบบการขนส่ง
• เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Terms) : เครดิตเทอม มัดจำ หรือรูปแบบการจ่ายเงิน
• วันปิดรับข้อเสนอ (Deadline) : กำหนดเวลาที่ชัดเจนในการส่งใบเสนอราคา
• เกณฑ์การพิจารณา : ระบุให้ชัดเจนว่าจะตัดสินใจจากปัจจัยใดบ้าง (เช่น ราคา 70% ระยะเวลาส่งมอบ 30%)

หายงงสักที! RFQ vs. RFP vs. RFI ต่างกันอย่างไร? 

หลายคนมักสับสนระหว่าง 3 คำนี้ เพราะดูคล้ายกัน แต่จริง ๆ แล้วใช้ในสถานการณ์ที่ต่างกันสิ้นเชิง อธิบายง่าย ๆ คือ 

• RFI (Request for Information) ใช้เมื่อเรายังไม่รู้อะไรเลย และต้องการข้อมูลทั่วไปเพื่อสำรวจตลาด
• RFP (Request for Proposal) ใช้เมื่อเรามีปัญหาแต่ยังไม่รู้วิธีแก้ จึงต้องการให้ผู้ขายเสนอโซลูชันหรือไอเดียมาให้ 
• RFQ (Request for Quotation) นั้น ใช้เมื่อเรารู้ชัดเจนแล้วว่าจะเอาอะไร และต้องการเปรียบเทียบราคาเป็นหลัก ดังนั้น ถ้าคุณมีสเปกของในมือครบถ้วนแล้ว ให้เลือกใช้ RFQ ได้เลย

4 ขั้นตอนการทำ RFQ ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

การทำ RFQ ที่ดีไม่ใช่แค่การส่งอีเมลหว่านไปทั่ว แต่ต้องมีกระบวนการที่รัดกุมเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด นี่คือ 4 ขั้นตอนมาตรฐานที่มืออาชีพใช้กัน

เตรียมเอกสาร

การรวบรวมข้อมูลให้ละเอียดที่สุด เพื่อให้ผู้ขายเสนอราคาได้แม่นยำและลดความเสี่ยงเรื่องของผิดสเปก ฝ่ายจัดซื้อต้องทำงานร่วมกับหน่วยงานที่ขอซื้อ เพื่อกำหนดสเปกสินค้า จำนวนที่แน่นอน และงบประมาณเบื้องต้น รวมถึงจัดเตรียมแบบฟอร์ม RFQ มาตรฐานเพื่อให้ทุกเจ้ากรอกข้อมูลในรูปแบบเดียวกัน ซึ่งจะง่ายต่อการนำมาเปรียบเทียบในภายหลัง ที่สำคัญต้องแนบเอกสารสำคัญ เช่น ข้อกำหนดทางเทคนิค (TOR) หรือแบบ Drawing ไปด้วยเสมอ

ตรวจสอบคำตอบของผู้ขาย

เมื่อถึงกำหนดปิดรับซอง เราต้องรวบรวมใบเสนอราคาทั้งหมดมาตรวจสอบความครบถ้วน ขั้นตอนนี้ต้องตรวจสอบให้ละเอียดว่าผู้ขายแต่ละรายตอบครบทุกข้อตามที่ระบุใน RFQ หรือไม่ มีเงื่อนไขแอบแฝงหรือข้อยกเว้นอะไรที่ไม่ได้ระบุไว้หรือเปล่า หากมีข้อมูลส่วนไหนไม่ชัดเจน ควรรีบติดต่อกลับไปสอบถามทันที การตรวจสอบอย่างละเอียดตั้งแต่ขั้นตอนนี้จะช่วยกรองผู้ขายที่ไม่ผ่านเกณฑ์เบื้องต้นออกไป และป้องกันปัญหาความเข้าใจผิดเมื่อเริ่มงานจริง

เลือกข้อเสนอ

เข้าสู่ขั้นตอนที่สำคัญที่สุด คือการวิเคราะห์เปรียบเทียบ ไม่ใช่แค่ดูที่บรรทัดสุดท้ายว่าใครราคาถูกสุด แต่ต้องพิจารณาปัจจัยอื่นประกอบด้วย เช่น ระยะเวลาการรับประกัน ความน่าเชื่อถือของผู้ขาย รอบการส่งของ และบริการหลังการขาย การใช้ตารางเปรียบเทียบจะช่วยให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น บางครั้งผู้ขายที่ราคาแพงกว่าเล็กน้อยอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า หากเขาสามารถส่งของได้เร็วกว่าหรือมีเงื่อนไขการชำระเงินที่ยืดหยุ่นกว่า

ปิดกระบวนการ

เมื่อเลือกผู้ชนะได้แล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปคือการเจรจาต่อรองครั้งสุดท้าย เพื่อทำสัญญาซื้อขายและออกใบสั่งซื้อ (PO) แต่กระบวนการ RFQ จะสมบูรณ์ได้ ต้องไม่ลืมที่จะแจ้งผลให้กับผู้ขายรายอื่น ๆ ที่ไม่ได้รับการคัดเลือกทราบด้วย เพื่อรักษาความสัมพันธ์ที่ดีทางธุรกิจ และเก็บข้อมูลของพวกเขาไว้ในฐานข้อมูลผู้ขายสำรอง (Vendor List) สำหรับโอกาสหน้า

องค์ประกอบของใบ RFQ ที่ดี

ใบ RFQ ที่ดีเปรียบเสมือนโจทย์ที่ชัดเจน ยิ่งโจทย์ชัด คำตอบที่ได้ก็จะยิ่งตรงใจ องค์ประกอบที่ขาดไม่ได้คือ ความชัดเจนและโปร่งใส ต้องระบุสเปกให้ละเอียดถึงระดับหน่วยวัด มาตรฐานวัสดุ หรือเกรดสินค้า นอกจากนี้ควรมีความยืดหยุ่นในกรอบที่กำหนด เช่น เปิดช่องให้ผู้ขายเสนอสินค้าทดแทนที่มีคุณสมบัติเทียบเท่าได้ หากสินค้าตัวเดิมเลิกผลิต และที่สำคัญคือ Format การตอบกลับควรมีแบบฟอร์มให้กรอกเป็น Excel หรือตาราง เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบได้ง่าย ไม่ต้องมานั่งแกะลายมือหรือแปลงไฟล์ PDF ทีหลัง

ประโยชน์ของการใช้ระบบ e-RFQ (Automation) ที่มากกว่าแค่ลดกระดาษ

การทำ RFQ ผ่านระบบออนไลน์ (e-RFQ) หรือซอฟต์แวร์จัดซื้อ ช่วยแก้ปัญหาได้มากกว่าแค่เรื่องลดการใช้กระดาษ แต่เป็นการรวมศูนย์ข้อมูล ทั้งข้อมูลการเสนอราคาทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในที่เดียว ง่ายต่อการค้นหาย้อนหลัง ระบบยังสามารถช่วยเปรียบเทียบราคาให้อัตโนมัติ ลดเวลาที่ต้องมานั่งทำ Excel เอง และช่วยให้กระบวนการอนุมัติรวดเร็วขึ้น นอกจากนี้ ระบบ e-RFQ ยังช่วยสร้างความโปร่งใส เพราะทุกขั้นตอนมีการบันทึก ไว้ทั้งหมด ตรวจสอบได้ว่าใครทำอะไร เมื่อไหร่ ลดความเสี่ยงเรื่องการทุจริตในงานจัดซื้อได้อีกด้วย

สรุปบทความ

RFQ คือเครื่องมือที่ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อทำงานได้อย่างมีกลยุทธ์ ไม่ใช่แค่การซื้อมาขายไป การเปลี่ยนกระบวนการจัดซื้อจากเอกสารกองโตสู่ระบบดิจิทัลด้วย Motion ERP จะช่วยยกระดับการทำงานให้เหนือกว่าเดิม ด้วยฟีเจอร์การจัดการ RFQ ที่เชื่อมโยงข้อมูลตั้งแต่การขอราคา การเปรียบเทียบ Supplier แบบอัตโนมัติ ไปจนถึงการอนุมัติและเปลี่ยนเป็นใบสั่งซื้อ (PO) ได้ในแพลตฟอร์มเดียว ช่วยลดความผิดพลาด ลดงานซ้ำซ้อน และช่วยให้ธุรกิจมองเห็นต้นทุนที่แท้จริงเพื่อการตัดสินใจที่แม่นยำที่สุด 

FAQ รวมคำถามที่พบบ่อย

ถ้ายังไม่แน่ใจสเปกสินค้า ควรส่ง RFQ หรือไม่?

ไม่ควร หากยังไม่แน่ใจสเปก ควรเริ่มด้วยการส่ง RFI (Request for Information) เพื่อขอข้อมูลสินค้าจากผู้ขายมาก่อน หรือส่ง RFP (Request for Proposal) เพื่อขอคำแนะนำในการแก้ปัญหาแทน

RFQ เหมาะกับการจัดซื้อสินค้าประเภทไหนมากที่สุด?

เหมาะที่สุดกับสินค้ามาตรฐาน (Standard Products) สินค้าโภคภัณฑ์ (Commodities) หรือชิ้นส่วนที่มีสเปกตายตัวและมีการซื้อซ้ำบ่อย ๆ เพราะเปรียบเทียบราคาได้ง่าย

ซัพพลายเออร์ไม่ตอบกลับ RFQ เกิดจากสาเหตุอะไรได้บ้าง?

• อาจเกิดจากรายละเอียดใน RFQ ไม่ชัดเจน 
• ปริมาณสั่งซื้อน้อยเกินไปจนไม่คุ้มค่า
• ระยะเวลาให้เสนอราคาสั้นเกินไป 
• ส่งไปผิดช่องทางทำให้ไม่ถึงมือผู้รับผิดชอบ